Gala Dinner là một trong những sự kiện quan trọng nhất của các doanh nghiệp, công ty, tổ chức từ lớn đến nhỏ. Gala Dinner không chỉ là dịp để tổng kết, đánh giá, và tri ân những thành tích, đóng góp, và nỗ lực của nhân viên, đối tác, và khách hàng, mà còn là cơ hội để tạo dựng, duy trì, và phát triển mối quan hệ, hình ảnh, và thương hiệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tổ chức Gala Dinner cũng đòi hỏi một khoản chi phí không nhỏ, đặc biệt là trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay. Vậy làm thế nào để tiết kiệm chi phí tổ chức Gala Dinner nhưng vẫn hiệu quả? Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn những bí quyết vàng để bạn có thể tổ chức một Gala Dinner ấn tượng, đáng nhớ, và tiết kiệm.
Các khoản chi phí trong việc tổ chức Gala Dinner
Trước khi tìm hiểu cách tiết kiệm chi phí, bạn cần phải biết rõ các khoản chi phí trong việc tổ chức Gala Dinner.
– Chi phí về ăn uống: Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong việc tổ chức Gala Dinner, khoảng 40-50% tổng chi phí. Chi phí về ăn uống bao gồm chi phí cho thực đơn, đồ uống, phục vụ, và thuế.
– Chi phí về khoản thuê địa điểm: Chi phí cho thuê địa điểm phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như vị trí, diện tích, sức chứa, thiết kế, tiện nghi, và thời gian thuê. Để tiết kiệm chi phí cho thuê địa điểm, bạn nên lựa chọn những địa điểm có giá cả hợp lý, chất lượng tốt. Bạn cũng nên đặt chỗ sớm, tránh những thời điểm cao điểm, và thương lượng với chủ về các điều khoản và điều kiện thuê.
Chi phí thuê trang thiết bị: Đây là một khoản chi phí không thể thiếu khi tổ chức Gala Dinner. Trang thiết bị bao gồm âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu, sân khấu, backdrop, banner, hoa, trang trí, … Trang thiết bị ảnh hưởng đến không khí, hình ảnh, và chất lượng của sự kiện. Để tiết kiệm chi phí thuê trang thiết bị, bạn nên lựa chọn những đơn vị cung cấp trang thiết bị uy tín, chuyên nghiệp, và có nhiều kinh nghiệm. Bạn cũng nên xác định rõ nhu cầu, mục tiêu, và ngân sách của sự kiện để lựa chọn trang thiết bị phù hợp.
Chi phí nhân sự: Đây là một khoản chi phí quan trọng khi tổ chức Gala Dinner. Nhân sự bao gồm MC, ca sĩ, nhạc sĩ, vũ công, diễn viên, DJ, biên đạo, đạo diễn, kỹ thuật viên, nhân viên phục vụ, nhân viên bảo vệ, nhân viên vệ sinh, … Nhân sự ảnh hưởng đến nội dung, hấp dẫn, và sự thành công của sự kiện. Để tiết kiệm chi phí nhân sự, bạn nên lựa chọn những người có tên tuổi, tài năng, và kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Bạn cũng nên xác định rõ chủ đề, mục tiêu, và ngân sách của sự kiện để lựa chọn nhân sự phù hợp.
Chi phí media & in ấn: Đây là một khoản chi phí nhỏ nhưng không kém phần quan trọng khi tổ chức Gala Dinner. Media & in ấn bao gồm thiết kế, in ấn, phát hành các tài liệu quảng bá, mời chào, lịch trình, chương trình, menu, thư cảm ơn, quà tặng, … Media & in ấn ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp, sang trọng, và tinh tế của sự kiện.
Chi phí phát sinh: Đây là một khoản chi phí khó lường trước khi tổ chức Gala Dinner. Chi phí phát sinh bao gồm các chi phí không dự kiến, không có trong kế hoạch, nhưng có thể xảy ra trong quá trình tổ chức Gala Dinner, như chi phí vận chuyển, chi phí sửa chữa, chi phí bồi thường, … Chi phí phát sinh ảnh hưởng đến ngân sách và hiệu quả của sự kiện.
Cách tiết kiệm chi phí tổ chức Gala Dinner
Sau khi biết rõ các khoản chi phí trong việc tổ chức Gala Dinner, bạn có thể áp dụng những cách sau đây để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả của sự kiện:
Bỏ đi những hoạt động không cần thiết trong Gala Dinner: Gala Dinner là một sự kiện quan trọng, nhưng không có nghĩa là bạn phải làm cho nó quá phức tạp, quá dài, hoặc quá nhiều hoạt động. Bạn nên tập trung vào những hoạt động chính, có ý nghĩa, và có tác động đến mục tiêu của sự kiện. Bạn nên bỏ đi những hoạt động không cần thiết, không liên quan, hoặc không hấp dẫn, như những phần giới thiệu, nhắc nhở, nhắc lại, những trò chơi, những tiết mục, những phần thưởng, … Bạn nên giữ cho Gala Dinner ngắn gọn, súc tích, và thú vị.
Lựa chọn đơn vị tổ chức Gala Dinner trọn gói: Đây là một cách tiết kiệm chi phí hiệu quả và tiện lợi khi tổ chức Gala Dinner. Bạn nên lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, và có nhiều kinh nghiệm, như công ty Focus Group, để giao trách nhiệm tổ chức Gala Dinner. Bạn sẽ không phải lo lắng về các chi tiết nhỏ nhặt, mà chỉ cần đưa ra những yêu cầu, mong muốn, và ngân sách của mình. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn lập kế hoạch, tìm kiếm, đàm phán, và thực hiện các công việc liên quan đến Gala Dinner, từ địa điểm, trang thiết bị, nhân sự, media & in ấn, đến các chi phí phát sinh. Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, và tiền bạc, mà vẫn đảm bảo được chất lượng và hiệu quả của sự kiện.
—
𝗙𝗢𝗖𝗨𝗦 𝗚𝗥𝗢𝗨𝗣:
Địa chỉ: 356/105 Hoàng Diệu, Hải Châu, Đà Nẵng
Email: focuseventdn@gmail.com
Hotline: 090 557 52 35
