Gala Dinner là một sự kiện quan trọng và trang trọng, thường được tổ chức để kỷ niệm, tri ân, gây quỹ hay quảng bá một thương hiệu hay dịch vụ. Một đêm Gala Dinner thành công sẽ mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp hay cá nhân tổ chức, như tăng uy tín, tạo ấn tượng, thắt chặt mối quan hệ và thu hút sự quan tâm của khách mời. Tuy nhiên, để tổ chức một đêm Gala Dinner hoàn hảo không phải là điều dễ dàng. Bạn cần phải lưu ý đến nhiều yếu tố như địa điểm, thời gian, ngân sách, chủ đề, trang trí, âm nhạc, thực đơn, chương trình, quà tặng… Ngoài ra, bạn cũng cần phải tránh những sai lầm thường gặp khi tổ chức Gala Dinner, để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hãy cùng Focus Group – một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín, chia sẻ những điểm cần tránh khi tổ chức Gala Dinner nhé!
Không xác định rõ mục đích và đối tượng của sự kiện
Mục đích và đối tượng là hai yếu tố then chốt để quyết định nội dung, hình thức và phong cách của một đêm Gala Dinner. Bạn cần phải xác định rõ bạn tổ chức sự kiện vì lý do gì, bạn muốn đạt được kết quả gì và bạn muốn nhắm đến ai. Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn được những yếu tố phù hợp và tối ưu cho sự kiện của mình. Ví dụ, nếu bạn tổ chức Gala Dinner để gây quỹ cho một tổ chức từ thiện, bạn cần phải chọn được những khách mời có khả năng và thiện chí đóng góp, cũng như tạo được sự gắn kết và cảm thông giữa họ và mục tiêu của bạn. Nếu bạn tổ chức Gala Dinner để quảng bá một sản phẩm mới, bạn cần phải chọn được những khách mời là những người có nhu cầu và quan tâm đến sản phẩm của bạn, cũng như tạo được sự hứng thú và thuyết phục họ mua hàng. Nếu bạn tổ chức Gala Dinner để tri ân nhân viên hay đối tác, bạn cần phải chọn được những khách mời là những người có đóng góp và ảnh hưởng đến sự phát triển của bạn, cũng như tạo được sự biết ơn và tôn trọng họ.
Không lập kế hoạch và ngân sách chi tiết
Kế hoạch và ngân sách là hai yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện được tổ chức một cách có hệ thống và hiệu quả. Bạn cần phải lập kế hoạch và ngân sách chi tiết cho từng giai đoạn và từng hoạt động của sự kiện, từ việc tìm kiếm và đặt cọc địa điểm, thuê nhà cung cấp dịch vụ, mời khách, chuẩn bị trang trí, âm thanh, ánh sáng, thực đơn, chương trình, quà tặng… Bạn cũng cần phải dự phòng những rủi ro và khó khăn có thể xảy ra, như việc khách mời hủy bỏ, địa điểm bị hỏng hóc, nhà cung cấp dịch vụ không đúng hẹn, thời tiết xấu, sự cố kỹ thuật… Bạn cần phải có những giải pháp và phương án thay thế sẵn sàng để xử lý những tình huống bất ngờ. Ngoài ra, bạn cũng cần phải kiểm soát ngân sách một cách hợp lý, tránh lãng phí hay thiếu hụt. Bạn nên cân đối giữa chi phí và chất lượng, tận dụng những nguồn lực có sẵn, thương lượng và so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp dịch vụ, tìm kiếm những nguồn tài trợ hay hỗ trợ nếu có thể.
Không chọn địa điểm và thời gian phù hợp
Địa điểm và thời gian là hai yếu tố ảnh hưởng đến sự thuận tiện và thoải mái của khách mời khi tham dự sự kiện. Bạn cần phải chọn địa điểm và thời gian phù hợp với quy mô, mục đích và đối tượng của sự kiện. Địa điểm cần phải rộng rãi, thoáng mát, có đầy đủ tiện nghi và an toàn. Bạn cũng nên chọn địa điểm có vị trí thuận lợi, dễ tìm và dễ di chuyển cho khách mời. Thời gian cần phải hợp lý, không gây phiền phức hay mất thời gian cho khách mời. Bạn cũng nên chọn thời gian có ý nghĩa, phù hợp với chủ đề hay mục tiêu của sự kiện. Ví dụ, nếu bạn tổ chức Gala Dinner để kỷ niệm một dấu mốc quan trọng, bạn nên chọn thời gian gần với ngày đó. Nếu bạn tổ chức Gala Dinner để chào đón năm mới, bạn nên chọn thời gian vào cuối năm.
Không chọn chủ đề và trang trí hấp dẫn
Chủ đề và trang trí là hai yếu tố tạo nên sự khác biệt và độc đáo cho một đêm Gala Dinner. Bạn cần phải chọn chủ đề và trang trí hấp dẫn, tạo không gian sinh động và lôi cuốn cho sự kiện. Chủ đề cần phải phù hợp với mục đích, nội dung và đối tượng của sự kiện.
