Focus Group – đơn vị tổ chức sự kiện đứng sau nhiều hội nghị, gala dinner, giải đấu, họp báo, tiệc cưới ngoài trời, sự kiện khai trương lớn nhỏ tại thành phố Đà Nẵng. Để tổ chức thành công một sự kiện đòi hỏi nhân sự vận hành sự kiện phải có những kỹ năng tiên quyết. Để tổ chức một sự kiện, Focus Group luôn cần sự đóng góp rất nhiều từ các bộ phận khác nhau. Cùng Focus Group điểm qua một vài vị trí quan trọng và các công việc cụ thể của từng vị trí:
- Quản lý sự kiện (Event Manager/Event Planner): Lập ra bản kế hoạch hoàn thiện và thống nhất dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của các cộng sự. Viết mô tả sự kiện, lên timeline, đề xuất chương trình, nhân vật tham gia, dụng cụ cần thiết, địa điểm, chi phí và quản trị rủi ro. Cần có năng lực điều tiết, phân bổ nhân sự phù hợp với từng nhiệm vụ và chức vị khác nhau.
- Giám sát sự kiện (Event leader/ Event supervisor): Nếu quản lý chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ phụ trách giám sát từng hạng mục cụ thể trong sự kiện. Vị trí này sẽ phụ trách kiểm soát khách mời, các nhân vật truyền thông như KOLs, KOC và cộng tác viên ( PG, PB, MC…). Tuy vậy, đối với sự kiện có quy mô nhỏ thì leader nên bỏ qua chức vụ này.
- Nhân Viên tổ chức sự kiện (Staff): Thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager ở các khâu hậu cần hoặc kỹ thuật Vị trí này sẽ không cần yêu cầu kinh nghiệm cao và sẽ được tranning trong quá trình tổ chức sự kiện.. Chạy sự kiện cần có lực lượng đội nhân viên đông đảo, sức khỏe tốt và nhanh nhẹn để thích nghi với mọi tình huống
Vậy để chương trình được thành công tốt đẹp, nhân viên tổ chức sự kiện tại Focus Group cần có những tố chất nào:
- Khả năng trình bày bản kế hoạch: Xây dựng một bảng bao gồm ý tưởng, thông điệp, bảng thống kê dự kiến về quy mô khách mời sự kiện, mức độ tương tác của khán giả trong từng hoạt động, bảng dự trù kinh phí, timeline,…
- Kỹ năng kiểm tra, giám sát, đảm bảo sự kiện theo đúng timeline và mục tiêu từ đầu: điều này đòi hỏi tính tỉ mỉ, cẩn thận, tư duy logic để triển khai sự kiện.
- Kỹ năng viết kịch bản/lên kế hoạch sự kiện: Một sự kiện đặc sắc hơn thua nhau ở phần tư duy lên kế hoạch. Xưa nay dân cư mạng truyền tay nhau chạy sự kiện là công việc tay chân, nhưng bạn đã lầm to. Để tổ chức một sự kiện ấn tượng và thu hút, ta cần có một bản kế hoạch chỉn chu, logic. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy, khả năng quan sát cùng một trí tưởng tượng và sáng tạo đặc biệt.
- Thanh thạo kỹ năng phân tích hành vi: Bạn phải biết người tham dự sự kiện là ai, họ muốn gì thích gì hoặc họ đến sự kiện vì mục đích gì. Nghiên cứu về tâm lý, hành động của khách mời khi tương tác với những hoạt động diễn ra trong sự kiện; nghiên cứu về cách nâng trải nghiệm của người dùng qua địa điểm, cách điều phối, thức ăn, nước uống, các hoạt động tương tác,…
- Tạo mối quan hệ tốt và luôn tương tác với nhà cung cấp/đối tác: Để tổ chức được một sự kiện quy mô và hoành tráng, cần phải có nhiều nhà cung cấp khác nhau về: trang thiết bị, thực phẩm, nhận sự,… cần trao đổi thông tin và thương lượng liên tục. Mỗi nhà cung cấp sẽ có những quy định khác nhau, nên trước khi đưa ra quyết định nào với họ, nhân viên tổ chức sự kiện cần có chính sách, hợp đồng trao đổi minh bạch giữa hai bên. Việc này yêu cầu sự khéo léo trong kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Là một nhân viên chuyên nghiệp, bạn cần có cứng rắn để trao đổi chính sách, ngân sách sao cho tốt nhất cho doanh nghiệp của mình và mềm dẻo mỗi khi đàm phán lên cao trào hay giải quyết mâu thuẫn đối tác.
- Khả năng lãnh đạo đội nhóm: Nói đúng hơn là kỹ năng giám sát và quản lý con người. Mỗi mảng đều có đội nhóm khác nhau để phụ trách, vì vậy, bên cạnh làm việc trên giấy tờ, hợp đồng, bản thảo thì nhân viên sự kiện cần khả năng giám sát, quản lý nhân sự và giải quyết tình huống tốt. Nên có cái nhìn tổng quan, phân bổ nhân sự hợp lý, từ đó đảm bảo mọi khía cạnh trong sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
- Khả năng điểm tĩnh, dự toán rủi ro trong quá trình thực hiện sự kiện: trong sự nghiệp vận hành và điều phối sự kiện không thể nào phòng tránh được 100% rủi ro ngoài ý muốn. Vì vậy, bạn phải có một cái đầu lạnh, kiểm soát được cảm xúc, để xoay chuyển tình thế để mọi việc diễn ra sát với kế hoạch nhất. Khi gặp các vấn đề ngoài ý muốn, việc đầu tiên phải tìm hiểu đâu là nguyên nhân vấn đề, xác định được vấn đề nào cần ưu tiên giải quyết trước và đồng thời thực hiện giải quyết kịp thời để buổi sự kiện được đi theo đúng timeline. Các rủi ro nên được dự đoán trước và nếu càng nhiều rủi ro được tìm thấy trước thì xác xuất sự kiện thành công sẽ càng cao. Lên phương án giải quyết sẽ không rập khuôn mà tùy vào từng ngữ cảnh, tính chất, vấn đề khác nhau.
Những nhân viên tổ chức sự kiện tại Focus Group luôn trong trạng thái sẵn sàng để cùng những đơn vị kiến tạo nên 1 sự kiện thành công, liên hệ với Focus Group ngay hôm nay.
______
𝗙𝗢𝗖𝗨𝗦 𝗚𝗥𝗢𝗨𝗣
EVENT – MARKETING – F&B OPERATION
Văn Phòng Chính : 1301 Nguyễn Tất Thành, Thanh Khê, Đà Nẵng
Văn Phòng CN Thái Nguyên: Số 64, Khu đô thị Picenza, P. Đồng Bẩm, TP Thái Nguyên
Email: focuseventdn@gmail.com
Hotline: 0905 575 235
Tiktok: https://www.tiktok.com/@focusgroup_01
Youtube: https://youtube.com/@focusevent-tochucsukien
#FocusGroup #FocusEvent #FocusAgency #digitalmarketing #marketing #fnb #setup #operation #event #Danang
